Logiciel de caisse : comment choisir ?

logiciel de caisse conforme normes salon coiffure institut beautéDès 2018, un logiciel de caisse devra équiper tous les salons de coiffure et les instituts de beauté pour lutter contre la fraude à la caisse qui est une pratique assez répandue. Pour limiter le « black » des commerçants et des artisans, le ministère des finances à décidé d’imposer un logiciel de caisse pour la gestion sécurisée des échanges financiers lors de la vente de produits et de services. Ce logiciel de caisse doit être certifié et installé avant 2018.

Mais quelle est l’utilité de ce logiciel de caisse? Comment le choisir ?

L’interêt d’un logiciel de caisse

Pour un salon de coiffure ou pour un institut de beauté, le logiciel de caisse est un outil devenu indispensable. Il permet de gagner du temps et de la productivité en améliorant les processus de l’entreprise. Tout logiciel de caisse permet tout d’abord d’encaisser les services effectués et les vendus. Leurs spécificités peuvent varier d’un logiciel de caisse à un autre mais ils proposent généralement d’établir un fichier client en enregistrant les données relatives aux clients (coordonnées, RDV passés et à venir, fiches techniques, etc.), d’avoir des statistiques concernant les ventes et le chiffre d’affaire global ou détaillé par collaborateur et enfin, de connaître l’état du stock en temps réel. En quelques années, le logiciel de caisse a considérablement optimisé la gestion d’un salon de coiffure ou d’un institut de beauté.

La comptabilité en est même simplifiée puisque les documents de la base de données sont automatiquement transférés vers le logiciel de comptabilité donc, un gain de temps conséquent. La comptabilisation des factures est automatique. Les stocks sont gérés en temps réel, il est ainsi possible de définir un seuil critique des produits en stock concernant les produits techniques, de coiffage et de revente.

La fraude à la caisse : qu’est-ce que c’est ?

Avant l’arrivée des premiers logiciels de caisse dans les salons de coiffure et dans les instituts de beauté, les encaissements se faisaient à la main sur des facturiers en carnet avec souvent, l’absence de numérotation. L’arrivée des premiers logiciels de caisse a permis d’informatiser la gestion des ventes de produit et de service avec la répartition du chiffre pour chaque collaborateur, ce qui n’a pas empêché la fraude de continuer. Mais, qu’est-ce que la fraude à la caisse ?

Tout simplement, la fraude consiste à ce que les tickets de caisse délivrés ne fasse pas apparaître tout ou partie des opérations réglées en espèces. Cela permet alors de flouter une partie de la comptabilité, de ne pas payer d’impôts sur ces sommes et enfin, de ne pas reverser la TVA à l’Etat et gardant le tout pour soi. Le coût de ces logiciels frauduleux et vendus « légalement » serait entre 500 € et 1500 €, soit aujourd’hui le prix d’un logiciel certifié obligatoire dès 2018. Même si les opérations concernées ne sont que celles effectuées en espèces, l’estimation faite arrive à un montant de 3 milliards de manque à gagner pour l’Etat !

La nouvelle législation en vigueur à partir du 1er janvier 2018 prévoit une amende de 7500 € par système de gestion ou logiciel de caisse non certifié, le contrevenant devra alors régulariser sa situation dans les deux mois qui suivent.

Un logiciel de caisse conforme ?

Dans les salons de coiffure et dans les instituts de beauté, le marché des logiciels de caisse connait une croissance exponentielle. L’ergonomie, l’interface et les spécificités de ces logiciels de gestion de caisse sont dédiés pour répondre aux besoins des salons de coiffure et des instituts de beauté. Cependant, ce logiciel de caisse doit être certifié conforme, c’est à dire qu’il doit répondre à certaines normes pour éviter la fraude à la caisse. Grace à ces logiciels de caisse, il sera désormais impossible de modifier la comptabilité ou d’effacer des tickets de caisse.

Si votre salon de coiffure ou votre institut de beauté est déjà équipé d’un logiciel de caisse, il est nécessaire de vérifier si il est aux normes ou si une mise à jour est prévue par le fabricant. Si vous pensez vous équiper prochaine, il est indispensable que le logiciel de caisse choisi réponde aux conditions décrites dans la loi de finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 afin que les données des encaissements soient inaltérables, stockées de façon sécurisée, conservées et archivées.

Comment choisir son logiciel de caisse ?

Généralement pour un salon de coiffure ou pour un institut de beauté, les logiciels de gestion de caisse offrent de nombreuses fonctionnalités parmi lesquelles bien entendu l’encaissement des services et des produits vendus avec édition de la facture pour le client mais aussi, la gestion des stocks, du planning des rendez-vous pour les clients. L’aspect le plus important reste la base de données client, qui grâce aux informations qu’elle contient permet de renforcer la fidélisation des clients. Les informations collectés permettent alors (coordonnées, habitudes d’achat du client, fréquence d’achat, etc.) de répondre aux besoins du client le mieux possible, et donc de le fidéliser. D’ailleurs certains logiciels de caisse proposent l’envoi de newsletters avec l’actualité du salon et des offres promotionnelles ou l’envoi automatique de SMS pour confirmer un rendez-vous et ainsi, donner la possibilité à vos clients d’annuler un rendez-vous dans votre salon de coiffure ou dans votre institut de beauté. Le principe des SMS est très intéressant car il évite des rendez-vous oubliés par vos clients.

Il existe de nombreux logiciels de gestion destinés aux salons de coiffures et aux instituts de beauté, certains sont plus ergonomiques que d’autres proposant plus de fonctionnalités. Il est important de comparer les logiciels de gestion et de ne pas se fier qu’au prix ! Certains prestataires vendent uniquement le logiciel en incluant les mises à jour d’autres proposent la location du logiciel avec l’ordinateur dont l’écran peut être désormais tactile. En effet, le logiciel de gestion de caisse vous servira à remplir de nombreuses tâches plus rapidement et plus efficacement, il vous accompagnera au quotidien dans le développement de votre salon de coiffure ou dans votre institut de beauté. Il est donc dans votre interêt de choisir celui qui vous semblera le plus facile à manipuler dans le rapport qualité prix qui vous correspondra. Il est donc conseiller de toujours regarder la fiche produit du logiciel sur les sites des éditeurs et de consulter les forums d’échanges sur les réseaux sociaux !

 

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À propos de l’auteur : Pierre Barré

Pierre Barré - Président Fondateur de Hygiène PlusIntervenant en Prévention des Risques Professionnels, Pierre Barré a travaillé plus de dix ans dans différents salons de coiffure. En 2005, il participe à la création de Hygiène Plus avec le soutien de professionnels de santé et du droit. En 2011, il développe le programme « Approuvé » : un accompagnement sur mesure avec les formations, l’espace de documentation et la boutique.

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